Acerca de Nosotros

Misión y Visión

Es misión de la Secretaría General formular, dirigir y evaluar las políticas y planes relacionados con los sistemas de servicios administrativos internos, de talento humano, contratación y provisión de bienes y servicios.

RICARDO ALBERTO SANCHEZ RODRIGUEZ
Secretario General

Propósito

Su propósito general se orienta a la planeación, dirección, evaluación y control de programas y procesos a fin de garantizar la gestión adecuada y oportuna para la contratación, provisión de bienes y servicios administrativos internos y la administración y gestión en relación con el talento humano, para el funcionamiento de la entidad y gestión de las Secretarías, Direcciones y Oficinas.

Funciones Generales

Son funciones de la Secretaría General para dar cumplimiento a su misión y propósito, las siguientes.

EN RELACIÓN CON LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

• Planeación, organización, coordinación, control y evaluación del plan de adquisiciones y suministros para la provisión de bienes y servicios administrativos y propender por una adecuada programación del gasto.
• Formulación en coordinación con la Secretaría de Hacienda del Programa Anual de Caja de los gastos generales del presupuesto y el seguimiento de su ejecución.
• Dirección, organización y control de la prestación de los servicios de aseo, cafetería y mantenimiento de las instalaciones y equipos de la administración municipal, nivel central — Alcaldía.
• Dirección, coordinación, evaluación y control de los procesos de aseguramiento de bienes en general y del patrimonio del municipio.
• Dirección, organización y control del sistema de vigilancia de las instalaciones, mobiliario y equipos de los equipos de la administración municipal, nivel central — Alcaldía.
• Coordinación, organización y evaluación de los procesos relacionados con costos y pagos de servicios públicos domiciliarios en las instalaciones públicas para garantizar el funcionamiento de las mismas.
• Coordinación con la Secretaría de Hacienda para la formulación y ejecución procesos y mecanismos de control en relación con el pago de impuestos, servicios públicos, tecnologías y comunicaciones a cargo del Municipio. Organización, coordinación e implementación del sistema de administración y gestión documental y de biblioteca en la administración a nivel interno.
• Dirección y coordinación de los procesos de conservación y cuidado de bienes muebles e inmuebles de la administración Municipal, nivel central — Alcaldía. Dirección, evaluación y control de la gestión de las Direcciones adscritas a la Secretaria.
• Planeación, organización, dirección, ejecución, evaluación y control de planes, programas y procesos relacionados con el diseño, actualización y sistematización de información relacionada con el área de servicios administrativos internos.

EN RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR

• Coordinación de los planes, programas y procesos de adquisición, mantenimiento, reposición, y control de equipos, maquinaria y parque automotor de propiedad del Municipio.
• Dirección, coordinación y control de vehículos y del servicio de transporte para las diferentes dependencias de la administración municipal.
• Coordinación de los procesos de adquisición, legalización e impuestos para el funcionamiento del parque automotor.
• Coordinación y control de los soportes documentales, multas, y sanciones que puedan tener los vehículos que conforman el parque automotor del municipio
• Coordinación de los procesos de control de rutas, servicios, tanques y demás aspectos relacionados con el funcionamiento de los vehículos del municipio y su respectiva coordinación con las dependencias a las que se asignan.
• Planeación, organización, dirección, ejecución, evaluación y control de planes, programas y procesos relacionados con el diseño, actualización y sistematización de información relacionada con el parque automotor.

EN RELACIÓN CON ALMACÉN E INVENTARIOS

• Planeación, dirección y coordinación de procesos de recepción, registro, clasificación, administración, custodia y distribución de bienes para atender las necesidades de la Administración Municipal o para la ejecución de proyectos.
• Planeación, coordinación y control de inventarios actualizados de bienes muebles de propiedad del Municipio.
• Aplicación del Manual General de Inventarios para la clasificación y manejo de bienes y elementos.
• Diseño y/o aplicación de sistemas, métodos y procedimientos para el manejo y valoración de inventarios.
• Formulación, trámite, ejecución y control del plan y programas relacionados con el aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles, parque automotor, maquinaria y equipos al servicio de la administración municipal.
• Organización y administración del sistema de almacenamiento y distribución de bienes y elementos para la provisión a la administración central.
• Coordinación del comité de bajas para tomar acciones sobre la destinación final de los bienes del municipio a los cuales se les deba aplicar este procedimiento.
• Rendición de informes sobre la gestión del almacén e inventarios a los organismos de control.
• Planeación, organización, dirección, ejecución, evaluación y control de planes, programas y procesos relacionados con el diseño, actualización y sistematización de información relacionada con el área de almacén e inventarios.

EN RELACIÓN CON EL CENTRO DE ARCHIVO MUNICIPAL

• Organización y administración de planes, programas y proyectos tendientes a la conformación y funcionamiento del Archivo General del Municipio, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia.
• Planeación, organización y administración de los archivos central y de gestión de la Administración Municipal, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias relacionadas con el sistema de gestión y administración documental.
• Planeación, organización e implementación de métodos y procedimientos para la producción, recepción preservación y conservación administración y consulta del Archivo Municipal.
• Planeación, organización y desarrollo de proyectos de infraestructura para la construcción y adecuación de las instalaciones del archivo municipal.
• Planeación, organización y desarrollo de proyectos de infraestructura tecnológica para el adecuado funcionamiento del archivo municipal.
• Planeación, organización e implementación de métodos y procedimientos para la producción, recepción preservación y conservación administración y consulta del Archivo Central tanto histórico como de gestión.
• Organización y coordinación del Comité de Archivo de la Entidad
• Planeación, organización, dirección, ejecución, evaluación y control de planes, programas y procesos relacionados con el diseño, actualización y sistematización de información relacionada con el centro de archivo del municipio.

EN RELACIÓN CON EL CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Formulación e implementación de un sistema electrónico único de recepción, registro y gestión documental.
• Formulación e implementación de procesos de administración documental para la conservación, uso y protección de las guías, textos y demás documentos de interés para la administración y el municipio.
• Formulación y adopción de políticas y ejecución de planes estratégicos de modernización, para el sistema de gestión documental.
• Coordinación institucional de procesos relacionados con la actualización, organización, clasificación, sistematización y conservación documental a nivel Municipal.
• Formulación y desarrollo de mecanismos de coordinación y capacitación sobre elaboración y manejo de las tablas de retención documental.
• Planeación, organización, dirección, ejecución, evaluación y control de planes, programas y procesos relacionados con el diseño, actualización y sistematización de información relacionada con la gestión documental.

Nuestro Equipo

RICARDO ALBERTO SANCHEZ RODRIGUEZ 
Secretario General

PBX: 8837077 || Extensión 1000/1001
Móvil: 3152378409
Correo: ventanillapqrs-alcaldia@cajica.gov.co

Horario atención
Lunes a jueves de 8:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 5:30 pm y los viernes de 8:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 4:30 pm.